Öffentlicher
Sektor

Kommunale Unternehmen, Eigenbetriebe und öffentliche Einrichtungen stehen zwischen zwei Welten: haushaltsrechtlichen Vorgaben auf der einen, kaufmännischer Steuerung auf der anderen Seite. Dazu kommen Nachweispflichten gegenüber Rechnungsprüfung, Aufsicht und Gebührenzahlern.

Angespannte Haushaltslagen, Personalengpässe und steigende Anforderungen an Digitalisierung und Dokumentation erhöhen den Druck auf Rechnungswesen und Verwaltungsprozesse gleichermaßen.

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Typische Herausforderungen

Prozesse sind formal geregelt, aber nicht durchgängig

Dienstanweisungen beschreiben den Soll-Ablauf, die tatsächliche Abwicklung weicht davon ab. Beschaffungs- und Rechnungsprozesse laufen dezentral, medienbruchbehaftet und über lange Freigabewege – mit entsprechenden Durchlaufzeiten und Skontoverlusten.

Verantwortlichkeiten und Vertretungen sind nicht eindeutig geregelt

Zuständigkeiten für Anordnung, Feststellung und Buchung sind historisch gewachsen. Bei Abwesenheiten und Nachbesetzungen entstehen Verzögerungen, weil dokumentierte Abläufe und Vertretungsregelungen fehlen.

Jahresabschlüsse binden erhebliche Kapazitäten

Abschlussarbeiten erstrecken sich über Monate, Rückfragen der Prüfung erfordern aufwändige Recherchen. Ursache sind fehlende Abschlusspläne, unklare Zuständigkeiten und Sachverhalte, die erst im Abschluss aufgearbeitet werden.

Gewachsene Konten- und Buchungsstrukturen

Kontenpläne wurden über Jahre erweitert, Buchungslogiken uneinheitlich gehandhabt. Einzelne Salden lassen sich nicht mehr ohne Weiteres bis auf Belegebene herleiten – jede Auswertung übernimmt diese Unschärfe.

Bewertungs- und Bilanzierungsfragen ohne belastbare Dokumentation

Rückstellungen, Abgrenzungen, Anlagevermögen und Sonderposten erfordern nachvollziehbare Herleitungen. Wo diese fehlen, entsteht regelmäßig Diskussionsbedarf mit Rechnungsprüfung, Aufsicht und Wirtschaftsprüfern.

Fachverfahren und ERP sind nicht sauber verbunden

Zwischen Fachanwendungen, ERP und Rechnungswesen bestehen Schnittstellenlücken. Daten werden mehrfach erfasst, Abstimmungen manuell vorgenommen, und der Digitalisierungsgrad bleibt trotz vorhandener Systeme gering.

Wie wir helfen

Transparenz als Ausgangspunkt

Im K² Readiness Review analysieren wir Jahresabschluss, Kontenlogik und Kontenqualität sowie Aufbau und Organisation des Rechnungswesens. Parallel bewerten wir die End-to-End-Prozesse und den Digitalisierungsgrad der beteiligten Bereiche. Process Mining zeigt dabei den tatsächlichen Prozessverlauf im Unterschied zur Dienstanweisung. Ergebnis ist ein belastbares Lagebild mit priorisierten Maßnahmen.

End-to-End-Prozesse durchgängig gestalten

Wir optimieren die Kernprozesse über Organisationsgrenzen hinweg – insbesondere Purchase-to-Pay von der Bedarfsmeldung über Vergabe und Bestellung bis zu Rechnungseingang, Feststellung, Anordnung und Zahlung. Digitale Freigabe-Workflows innerhalb der vergabe- und haushaltsrechtlichen Anforderungen verkürzen Durchlaufzeiten, schaffen Transparenz über Beschaffungsvolumina und dokumentieren den Belegfluss revisionssicher. Dieselbe Logik wenden wir auf Order-to-Cash und Record-to-Report an.

Buchhaltung und Kontenstrukturen bereinigen

In der Accounting Advisory bringen wir Ordnung in gewachsene Strukturen: Bereinigung komplexer Konten und Kontenklassen, Vereinheitlichung von Buchungslogiken, nachvollziehbare Herleitungen bis auf Belegebene. Damit wird das Rechnungswesen wieder zu einer Grundlage, auf der Auswertungen tragen.

Abschlüsse strukturieren und beschleunigen

Wir unterstützen bei Jahres- und Zwischenabschlüssen, bei der Bewertung von Rückstellungen, Abgrenzungen und Beständen sowie bei der Klärung bilanzieller Einzelfragen im laufenden Geschäft. Über strukturierte Abschlusspläne, klare Zuständigkeiten und die Vorverlagerung von Abschlussarbeiten ins laufende Jahr verkürzen sich die Abschlusszeiten spürbar.

Governance und Prüfungssicherheit aufbauen

Verfahrens- und Arbeitsanweisungen, internes Kontrollsystem, klare Verantwortlichkeiten und Vertretungsregelungen, dokumentierte Buchungslogiken und Belegflüsse. Ziel ist ein Rechnungswesen, das Rechnungsprüfung, Aufsicht und Wirtschaftsprüfern standhält – und das unabhängig von einzelnen Personen funktioniert.

Systemprozesse und Digitalisierung

In der Finance Systems & ERP Advisory setzen wir Prozesse systemseitig um: Schnittstellen zwischen Fachverfahren, ERP und Rechnungswesen schließen, Mehrfacherfassungen und Medienbrüche beseitigen, Workflows und Berechtigungskonzepte sauber abbilden. Automatisierung und KI setzen wir dort ein, wo sie nachweisbaren Nutzen stiften und mit den haushaltsrechtlichen Anforderungen vereinbar sind.

Umsetzung bis zur Wirkung

Interim Management zur Überbrückung von Vakanzen in Schlüsselfunktionen, K² Academy für den Wissenstransfer in Ihr Team, Business Process Outsourcing für Leistungen, die dauerhaft ausgelagert werden sollen.